Dziś współpracujemy z Rubén García Colsa, wirtualnym asystentem i kierownikiem projektu.
Moglibyśmy być paternalistyczni i powiedzieć, że sektor organizacji społecznych osiągnął cyfrową dojrzałość. Moglibyśmy również być aroganccy i patrzeć z góry na organizacje społeczne i zarzucać im, że nie nadążają za postępem technologicznym.
W obu przypadkach bylibyśmy w błędzie.
Szybkość, z jaką rozwija się technologia, jest jak fala wodna, która może nie zmoczyć wszystkich, ale nikogo nie pozostawia bez szwanku. Istnieją różne rytmy i potrzeby, dla których nie ma magicznych recept i rozwiązań.
Co osiągamy dzięki technologii i czy rezygnujemy z czegokolwiek, używając urządzeń i oprogramowania do „wszystkiego”?
Jest taki przykład, którego często używałem w procesach cyfryzacji. Mój ojciec miał warsztat naprawy silników elektrycznych. W biurze miał bardzo dużą szafę z całą dokumentacją, głównie fakturami. Każda faktura miała dwie kopie. Jedna z tych kopii znajdowała się w tekturowej teczce uporządkowanej według dat, a druga w tekturowej teczce klienta.
Pierwszym procesem skanowania byłoby zapisanie dwóch kopii faktury w różnych folderach, na dysku twardym komputera lub w chmurze. W ten sposób możemy zlokalizować fakturę, gdy jej potrzebujemy i wydrukować kopie, jeśli to konieczne, wysłać ją e-mailem, udostępnić agencji, która jest odpowiedzialna za płacenie naszych podatków. To z pewnością przełom.
Gdybyśmy naprawdę rozumieli naturę zmian technologicznych, pracowalibyśmy inaczej. Po pierwsze, nie tworzylibyśmy kilku kopii dokumentu w celu jego zlokalizowania, ale stworzylibyśmy system nazywania dokumentów. Mój ojciec w swoim warsztacie musiał szukać faktur, jeśli ja nazywam dokumenty, które „wywołuję” i pojawiają się one na moim ekranie, to dokument przychodzi do mnie, a nie ja muszę go pobierać.
Ale to nie wszystko. Kiedy mój ojciec wracał do domu, przynosił wszystkie informacje do wypisania faktur, a ja wypisywałem je na maszynie do pisania z trzema kopiami kalki. Teraz możemy wygenerować zautomatyzowany system, który generuje faktury, zapisuje je w odpowiednim folderze i wysyła je e-mailem do klienta z akcją marketingową.
Różnica nie jest mała.
W drugim przypadku technologia wykroczyła poza usprawnienie zadania, skracając czas i czyniąc nas bardziej wydajnymi. Zamieniliśmy rutynowy proces w akcję sprzedażową, a rutynowy i administracyjny dokument w element zdolny do dostarczania wartości i spełniania kilku funkcji jednocześnie w bardzo prosty sposób.
To tylko podstawowy przykład. Każdy podmiot musi zastanowić się nad procesami, które składają się na jego pracę i różnymi rutynami, aby zobaczyć, gdzie może usprawnić procesy i gdzie może wprowadzić zmiany w celu zwiększenia wartości tego, co robi.
Nie chodzi o to, by teraz zaprzestać działalności i przejść cały proces cyfryzacji. W rzeczywistości przyniosłoby to efekt przeciwny do zamierzonego i wiązałoby się z kosztami wykraczającymi poza kwestie ekonomiczne. Jedną z najczęstszych i najpoważniejszych strat w tych procesach jest utrata naszych najstarszych pracowników, którzy są wypierani przez nowe narzędzia. Ich wiedza jest zbyt cenna, by poświęcać ją w imię oprogramowania. Cyfryzacja musi być procesem progresywnym, który pozwoli zmianom stać się rutyną i ograniczy do minimum tarcia i odrzucenia. Nie zapominajmy, że dynamika sektora technologicznego oznacza, że to, co jest oferowane jako ostateczne rozwiązanie, często nie jest niczym więcej niż chwilową modą. Mało która organizacja może sobie pozwolić na „podążanie za każdym trendem”.
Niezbędne jest krytyczne podejście, które filtruje wszystko, co jest nam oferowane. Ważne jest nie to, co oferuje technologia, ale to, co technologia rozwiązuje dla każdego z nas i o co prosi w zamian, oprócz pieniędzy.
