Podríamos ser paternalistas y decir que el sector de las organizaciones sociales ha alcanzado la madurez digital. También podríamos ser soberbios y mirar desde arriba a las organizaciones sociales y recriminarles no estar a la altura de los avances tecnológicos.
Nos equivocaríamos en ambos casos.
La velocidad a la que se desarrolla la tecnología es una tromba de agua que puede que no moje a todo el mundo, pero no deja a nadie sin salpicar. Hay diferentes ritmos y necesidades para las que no existen recetas y soluciones mágicas.
¿Qué conseguimos con la tecnología? ¿Renunciamos a algo al usar dispositivos y software para “todo”?
Hay un ejemplo que he utilizado a menudo en procesos de digitalización. Mi padre tenía un taller de reparación de motores eléctricos. En la oficina tenía un armario muy grande con toda la documentación, facturas en su mayoría. Había dos copias de cada factura. Una de esas copias estaba en la carpeta de cartón organizada por fechas y otra copia estaba en la carpeta de cartón del cliente.
Un primer proceso de digitalización sería guardar dos copias de la factura en diferentes carpetas, ya sea en el disco duro del pc o en la nube. De esa manera podemos localizar la factura cuando nos haga falta e imprimir copias si fuera necesario, mandarla por email, darle acceso a la gestoría que se encarga de pagar nuestros impuestos. Sin duda es un avance.
Si comprendemos de verdad la naturaleza del cambio tecnológico, trabajaríamos de diferente manera. Para empezar no crearíamos varias copias de un documento para poder localizarlo, sino que crearíamos un sistema para poner nombre a los documentos. Mi padre, en su taller, tenía que buscar las facturas, si yo le pongo nombre a los documentos “llamo” a la factura y aparece en mi pantalla, es el documento el que viene a mí y no yo quien tiene que ir a por el documento.
Pero hay más. Cuando mi padre llegaba a casa tría toda la información para redactar la facturas y yo me encargaba de escribirlas en una máquina de escribir con papel de calco de tres copias. Ahora podemos generar un automatismo que genere las facturas, las guarde en la carpeta que les corresponda y las envíe por email al cliente con alguna acción de marketing.
La diferente no es pequeña.
En el segundo caso, la tecnología ha ido más allá de agilizar una tarea, reduciendo tiempos y haciéndonos más eficaces. Hemos convertido un proceso rutinario en una acción de venta y hemos convertido un documento rutinario y administrativo en elemento capaz de aportar valor y cumplir varias funciones a la vez de manera muy sencilla.
Este es solo un ejemplo básico. Cada entidad tiene que reflexionar sobre los procesos que configuran su trabajo y sus diferentes rutinas para ver donde puede agilizar procesos y donde puede introducir cambios para aumentar el valor de lo que hace.
No se trata de que ahora paremos nuestra actividad y nos sometamos a todo un proceso de digitalización. En realidad sería contraproducente y tendría costes más allá de lo económico. Una de las perdidas más comunes y más graves en estos procesos es la perdida de nuestros trabajadores más veteranos que se ven desplazados por las nuevas herramientas. Su conocimiento es demasiado valioso como para sacrificarlo en nombre del software. La digitalización ha de ser un proceso progresivo que permita convertir los cambios en rutina y reduzca la fricción y el rechazo a mínimos. No olvidemos que el dinamismo del sector tecnológico hace que en muchas ocasiones lo que se ofrece como solución definitiva, no es más que una moda pasajera. Casi ninguna organización puede permitirse “correr detrás de cada tendencia”.
Una actitud crítica que filtre todo aquello que se nos ofrece es imprescindible. Lo importante no es lo que la tecnología ofrece, sino lo que la tecnología nos soluciona a cada uno de nosotros y nos pide a cambio además de dinero.
